クリニックの業務分担はどう見直す？院長が診療に集中できる職場づくり

こんにちは、新潟市で活動しているおっきなでんしゃ社会保険労務士事務所、

社会保険労務士の関谷です。

社会保険労務士として、法令に基づいた適切な労務管理を通じて、働く方が安心して働ける職場づくりと、経営者が本業に専念できる環境づくりをサポートしています。

「診療以外の仕事が多く、院長先生がなかなか診療に集中できない」というクリニックもあるのではないでしょうか。

この記事では、単純に仕事をスタッフへ渡すのではなく、院内の業務を整理し、それぞれの職種や役割に合った分担を考える方法について、クリニックの人事・労務の視点から分かりやすく解説します。

クリニックでは、なぜ院長先生に仕事が集まりやすいのでしょうか？

クリニックでは、診療以外の判断や管理業務まで院長先生に集中しやすいため、意識して仕事を整理する必要があります。

クリニックでは、院長先生が医師であると同時に、経営者でもあります。

そのため、患者さんの診療だけでなく、

・スタッフからの相談への対応
・採用に関する判断
・勤務シフトの確認
・業者とのやり取り
・院内トラブルへの対応
・書類の確認
・行政手続き
・経営上の判断

など、さまざまな仕事が院長先生のもとへ集まりやすくなります。

さらに、小規模なクリニックでは「最終的には院長先生に聞けば分かる」という運用になっていることも少なくありません。

もちろん、医師や管理者として院長先生自身が判断しなければならないことはあります。

一方で、日々行っている仕事を一つずつ見ていくと、必ずしも院長先生自身が最初から最後まで行う必要がない業務も含まれていることがあります。

厚生労働省も、医師の働き方改革の中で、医師に業務が集中していることを背景の一つとして挙げ、他の医療スタッフへ業務を移したり、分担したりする「タスク・シフト／シェア」を進めています。

ただし、ここで大切なのは「院長先生の仕事をとにかく減らす」ことではありません。

院長先生にしかできない仕事へ時間を使えるよう、院内全体の仕事の流れを整理することが目的です。

業務分担を見直すと、何が変わるのでしょうか？

業務分担の見直しは、院長先生の負担軽減だけでなく、スタッフの働きやすさや患者対応の安定にもつながります。

業務分担というと、「院長先生の仕事をスタッフへ渡す」というイメージを持つかもしれません。

しかし、本来はそれだけではありません。

仕事の流れを整理することで、

「誰が行うのか分からない」

「担当者によってやり方が違う」

「何でも院長先生の確認待ちになる」

といった状況を減らすこともできます。

厚生労働省の「医療勤務環境改善マネジメントシステム」でも、病院だけでなく診療所を含め、管理者と職員が協力しながら勤務環境を継続的に改善していく考え方が示されています。

同制度では、勤務環境の改善が、医療スタッフの健康や安全だけでなく、医療の質や患者の安全にもつながるものとして位置付けられています。

つまり、業務分担の整理は単なる「時短」ではありません。

院長先生・スタッフ・患者さんのそれぞれにとって、院内の仕事が無理なく回る状態をつくることが大切です。

クリニックの業務分担は、どこから見直せばよいのでしょうか？

まずは「誰が何をしているか」を見えるようにし、院長先生でなければできない仕事と、それ以外の仕事を分けて考えます。

いきなり「この仕事を誰かに任せよう」と考えるより、まず現在の業務を整理することをおすすめします。

例えば、1日の仕事を書き出してみます。

1．診療そのものに関する仕事

診察や医学的な判断など、当然ながら医師自身が行う必要がある業務があります。

ここについては、資格や法令上の業務範囲を踏まえて考える必要があります。

2．診療の前後で発生している仕事

一方で、診療の周辺にはさまざまな業務があります。

例えば、

• 患者さんへの案内
• 書類の準備
• 診療前後の情報整理
• 電話対応
• 予約に関する対応
• 院内の情報共有

などです。

業務の内容によっては、スタッフが担えるものや、手順を決めれば担当を固定できるものがあるかもしれません。

厚生労働省が示すタスク・シフト／シェアでも、医療職や事務職などが、それぞれの専門性や制度上の範囲に応じて役割を分担する考え方が示されています。

3．経営・管理に関する仕事

忘れやすいのが、診療以外のバックオフィス業務です。

例えば、

• 勤怠確認
• 入退職手続き
• 給与計算に必要な情報整理
• 求人対応
• シフト作成
• 有給休暇の管理
• 就業規則や院内ルールの管理
• 業者との連絡

などがあります。

これらについても、院長先生がすべて直接処理する必要があるとは限りません。

スタッフへ任せる、担当者を決める、外部へ委託するなど、いくつかの方法があります。

ポイントは、

「院長先生ができるか」ではなく、「院長先生が行う必要があるか」

という視点で見直すことです。

スタッフに仕事を任せるとき、何に気をつければよいのでしょうか？

仕事を任せるときは、業務だけを渡すのではなく、範囲・判断基準・相談先までセットで決めることが重要です。

院長先生が行っていた業務をスタッフへ任せる場合、注意したいことがあります。

「明日からこれをお願い」

だけでは、うまくいかないことがあります。

スタッフからすると、

「どこまで自分で決めていいのか」

「例外が起きたらどうすればよいのか」

「ミスしたときに責任を負うのではないか」

と不安になる場合があるためです。

そこで、少なくとも次の3つを決めておくと運用しやすくなります。

1.業務の範囲を決める

どこからどこまで担当するのかを明確にします。

2.判断できる範囲を決める

通常のケースは自分で進めてよいのか、どの段階で院長先生へ確認するのかを決めます。

3.困ったときの相談先を決める

「迷ったら院長先生」という仕組みだけでは、結局すべて院長先生に戻ってしまいます。

事務長やリーダーなど、途中で相談できる担当者を置ける場合は、その役割も整理するとよいでしょう。

業務分担の見直しで勘違いしやすいポイントは？

業務分担は「院長先生の仕事をスタッフへ押し付けること」ではなく、院内全体の負担と役割を適切に組み直すことです。

勘違いしやすいポイント：「任せれば院長先生の仕事はすぐ減る」

実際には、新しい業務をスタッフに任せるために、

• 説明する
• 手順を整える
• マニュアルをつくる
• 質問へ対応する
• 運用後に見直す

といった準備が必要です。

そのため、開始直後はむしろ時間がかかることもあります。

ここを飛ばしてしまうと、スタッフ側の負担だけが増えて、

「結局、前のほうがよかった」

ということにもなりかねません。

また、業務を別の職種へ移す場合には、資格や法令上の業務範囲にも注意が必要です。

「人手が空いているから」という理由だけで医療行為などを自由に振り分けられるわけではありません。

制度上の判断が必要な場合は、厚生労働省の通知・ガイドライン等を確認しながら進める必要があります。

会社として気をつけたいポイント

業務分担を変える際には、労務面でも確認しておきたいことがあります。

例えば、

・特定のスタッフだけに仕事が偏っていないか
・業務内容と労働時間が見合っているか
・残業が増えていないか
・新しい役割を本人へ十分説明しているか
・就業規則や職務内容との整理が必要ではないか

といった点です。

効率化を目的に始めた結果、別のスタッフへ負担が集中してしまっては長続きしません。

実際に業務分担を見直すには、どのように進めればよいでしょうか？

仕事を「書き出す→分ける→決める→試す→見直す」の順で、小さく進める方法がおすすめです。

すべてを一度に変える必要はありません。

むしろ、日常業務の中から一つずつ見直すほうが進めやすいと思います。

厚生労働省の勤務環境改善の手引きでも、各医療機関の実情に応じ、まずは「できるところから」改善に取り組む方法が示されています。

クリニックであれば、次のような流れが考えられます。

厚生労働省も、医療機関の勤務環境改善について、現状把握・改善計画・実施・評価・見直しという継続的な流れを示しています。

クリニックの業務分担についてよくある質問

業務分担は医院の規模を問わず検討できますが、それぞれの職種・人数・診療体制に合わせる必要があります。

Q．小さなクリニックでも業務分担を考える必要がありますか？

はい。

むしろ人数が少ないクリニックでは、特定の人しか分からない仕事が生まれやすいため、業務の整理が役立つ場合があります。

ただし、人数が少なければ細かく役割を分けることが難しい場合もあります。

担当者を増やすことよりも、

「誰が何をしているのか」

「休んだ場合に誰が対応するのか」

を共有するところから始めてもよいでしょう。

Q．業務分担を変えるとき、就業規則も変更する必要がありますか？

必ず変更が必要とは限りません。

ただし、職務内容や勤務条件を大きく変更する場合などは、雇用契約書や就業規則との関係を確認したほうがよいケースもあります。

実際の変更内容によって判断が異なるため、個別に確認することをおすすめします。

Q．院長先生自身がやったほうが早い仕事もあります。それでも任せるべきでしょうか？

すべてを任せる必要はありません。

「院長先生が行うほうが合理的」という仕事は、そのままでよいと思います。

ただ、

「自分がやったほうが5分早いから」

とすべて抱えていると、1日、1か月、1年と積み重なったときに大きな時間になります。

頻繁に発生する仕事については、少し時間をかけてでも仕組みにできないか考えてみる価値があります。

まとめ｜

院長先生が診療に集中できる環境は、仕事を減らすことではなく、院内の仕事を適切な人・方法へ整理することでつくっていきます。

クリニックでは、院長先生に診療だけでなく、さまざまな仕事が集まりやすくなります。

その中には、

「以前から院長先生がやっているから」

「誰に任せればよいか分からないから」

という理由で続いている仕事もあるかもしれません。

業務分担を見直す際に大切なのは、単純に仕事をスタッフへ移すことではありません。

この3つを整理していくことです。

厚生労働省も、医療従事者の確保が課題となる中、勤務環境を改善し、医療従事者が健康で安心して働ける環境を整えることの重要性を示しています。

クリニックでも、業務分担を見直すことは、院長先生の負担を減らすためだけではありません。

スタッフが自分の役割を理解して働ける環境をつくり、
その結果として、院長先生が患者さんの診療に集中しやすくなる仕組みを整えることにつながります。

※医療従事者の業務範囲や医師の働き方改革に関する制度は、今後変更される可能性があります。具体的な業務移管を検討する際は、最新の厚生労働省資料や関係法令をご確認ください。

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